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            項目及合同管理制度


             主題    :行政制度  文件編號:LE-ZD-XZ-01
             批準人  :基金會理事大會  總頁數  :共3頁
             生效日期:2003年4月14日  修改日期:2007年01月01日


            總則


            1、  為確?;饡黜棙I務活動的順利開展,加強項目及合同管理,制定本制度。
            2、  本制度中所稱項目是指基金會為開展工作及增值保值而開展的所有項目。
            3、  本制度中所稱合同是指基金會在執行項目中,與境內政府、企事業單位、社團及個人訂立的含有權利義務關系內容的各類協議文件及其附件,及有關的補充協議、意向書、備忘錄等合同性法律文件。 


            項目立項要求


            1. 基金會實行項目負責制。項目負責人需對所負責的項目進行前期調研,提出項目可行性研究報告。
            2. 小型項目由辦公室負責人批準;中型項目由主管副理事長批準,大型項目由理事會審查批準。
            3. 基金會實行項目問責制。項目負責人要對該項目可行性研究報告所涉及的基本事實的真實性負責。 


            合同的起草、審查與簽訂


            1. 合同文本初稿,由經辦該項目的負責人起草,或由合作方提出。
            2. 對外簽訂合同,應貫徹“先審后簽”的原則,所有合同在簽訂之前,都必須由領導審查批準。重要合同須經法律顧問(律師)審查并簽署意見。
            3. 項目負責人對合同出現的下列問題負責:
            未按規定履行審批手續,使合同條款出現重大缺陷而給基金會造成損失;不認真對待法律顧問的建議,致使合同出現法律問題或釀成糾紛而給基金會造成損失;視損失情況進行嚴肅處理。
            4. 合同經法律顧問(律師)審查后,由項目負責人報主管該項目的基金會領導同意后,才能對外正式簽署。
            5. 合同文本的尾頁上應由法人代表或法人代表授權人簽名、加蓋基金會公章,并加蓋騎縫章。


            項目及合同的履行


            1. 合同簽訂后,項目負責人及相關人員應嚴格按合同約定履行義務。
            2. 合同履行需幾個人員配合完成的,由該項目的主管領導明確指定負責人,負責協調其他相關人員履行合同。
            3. 項目負責人要加強合同履行全過程的跟蹤管理,防止發生糾紛。
            4. 合同履行過程中,如果由于項目負責人的過錯造成基金會單方面違約、從而釀成糾紛的,應由項目負責人負責,造成經濟損失的應予酌情賠償。
            5. 項目負責人須根據項目的進度及合同執行情況,向主管領導匯報:重要情況隨時匯報,正常執行每周匯報。 


            合同糾紛的處理


            1. 在合同履行過程中若出現糾紛,項目負責人應及時通報法律顧問并做好處理糾紛的有關準備。
            2. 合同糾紛首先通過雙方協商或調解解決,協商達不成一致的可以訴諸法律。
            3. 通過司法途徑解決的合同糾紛案件,應經基金會法定代表人批準授權,由律師代理基金會處理。
            4. 發生合同糾紛以后,項目負責人應及時報告,不得擅自處理,積極配合調查取證,協助律師處理。律師接到糾紛情況報告后應及時立案,并根據有關材料出具法律意見書,報基金會相關領導按法律程序處理。 


            項目及合同的檔案管理


            1.凡基金會對外簽訂的合同,除合同必備的條款外,須在合同后附有各方當事人的地址、聯系人、聯系電話等內容。
            2.合同簽訂后,合同正本及所有洽談資料原件應整理成卷,連同“法律顧問審查意見”,一并交指定的檔案管理人員統一保管。
            3.檔案管理人員須編制合同檔案目錄,每月向主管領導報送合同檔案目錄。
            4.項目負責人應保留項目及合同執行中的有關文件,對重要事項須建立大事記,妥善保存往來函電及相關的文字、影像資料。項目完成后,負責整理資料,建立檔案,完整移交給檔案管理人員。


            附則


            1、本制度由基金會辦公室負責解釋。
            2、本制度經理事會批準,自2003年4月14日執行?;饡k公室有權根據國家的有關法規和基金會的實際情況進行修改。本制度的重大修改需報理事會批準。

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